المستودعات والعهد

العنصر:الإجراءات العامة 
الخطوات الإجرائية لتحقيق العنصر
أولاً :الإجراءات العامة:
1. حافظ على أصناف العهد المصروفة للمدرسة.
2. أكد على جميع منسوبي المدرسة بالمحافظة على العهد الشخصية المصروفة لهم.
3. لا تطبع النماذج المستودعية.
4. لا تمح أو تكشط أو تشطب أي رقم أو عبارة عند استعمال النماذج المستودعية.
5. قم بالتصحيح اللازم باستخدام المداد الأحمر ووقع على ذلك .
6. عدّل الأرقام بكتابة التصحيح رقماً وكتابة.
7. قيد أصناف العهد أولاً بأول ولا ترجئها إلى يوم تالٍ.
8. حدد رصيد العهد بعد كل عملية استلام أو صرف أو إرجاع.
9. لا تغير أو تعدّل النماذج المستودعية.
10. ألغ أي نموذج من نماذج المستودعات حدث فيه خطأ أو سهو بوضع خطين مائلين متوازيين بالمداد الأحمر واكتب بينهما عبارة (لاغي)، واشرح أسباب الإلغاء على ظهر النموذج ووقع على ذلك،واحتفظ بالنموذج الملغى في ملف خاص.
11. تخلص من الأصناف المكدسة التي لم تعد الحاجة قائمة لها في مدرستك وفقاً لما سيوضح في رابعاً .
12. كوّن لجنة في بداية كل عام دراسي لتسليم كل موظف أو معلم أو غيرهما ما يخصه من أدوات وأثاث واستلمها منه في نهاية كل عام بموجب محضر جرد وتسليم.


ثانيًا : صرف أصناف المخزون 
آ إذا كانت المدرسة محدثة اتبع الآتي:
1. حرر خطاباً لمدير المستودع تطلب فيه طلب صرف مواد نموذج رقم (7) على أن ترفق بخطابك صورة من تكليفك بإدارة المدرسة المحدثة.
2. اتبع الخطوات الخاصة بصرف المواد في المدارس القائمة.

ب إذا كانت مدرستك من المدارس القائمة اتبع الآتي:
1. أعد نموذج طلب صرف مواد ، نموذج رقم (7) من أصل وخمس صور.
2. قم بتعبئة رقم الصنف بعد الرجوع إلى دليل الأصناف.
3. قم بتعبئة اسم الصنف ووصفه، نوع الصنف، الوحدة، الكمية المطلوبة.
4. قم بتعبئة الرقم المتسلسل الخاص بالمدرسة (على الركن الأعلى الأيسر من النموذج) على أن يبدأ من أول طلب صرف مواد من المدرسة.
5. خصص لكل مجموعة أصناف متجانسة وموجودة في مستودع واحد نموذجاً خاصاً بها .
6. وقع النموذج واختمه بختم المدرسة أسفل التوقيع.
7. احتفظ بالصورة الخامسة في ملف خاص.
8. أرسل الصور الأربع والأصل إلى صاحب الصلاحية (مدير التعليم أو من ينيبه) لاعتماده.
9. أرسل الصور الأربع والأصل إلى إدارة المستودعات لاتخاذ إجراءات الصرف.
10. أرسل أصل طلب الصرف مع الصور إلى المستودع الذي يخزن به المطلوب (الأثاث المكتبي، الكتب الدراسية، الأدوات المكتبية، المختبرات والوسائل التعليمية، الرجع، كتب المكتبات،.. الخ) للحصول على الأصناف التي طلبت.
11. 
استلم الصورة الرابعة مع الأصناف المسلمة للمدرسة بعد مطابقة الأصناف على طلب الصرف الذي وقعت عليه بالاستلام.
12. احفظ الصورة الرابعة والموقع عليها باستلام المواد المصروفة في ملف خاص بها للرجوع إليها عند الحاجة.

ثالثًا : قيد العهد 
1. سجّل الأصناف المستديمة في بطاقات عهدة خاصة بها.
2. سجّل الأصناف المستهلكة في بطاقات عهدة خاصة بها ويمكن أن يخصص لكل صنف من الأصناف المستهلكة بطاقة خاصة بها من بطاقات العهدة نموذج رقم (8).
3. سجّل الأصناف المصروفة بموجب طلب صرف مواد نموذج رقم(7) في بطاقات العهدة نموذج رقم (8) من واقع ما دون في طلب الصرف بحيث يبين جميع البيانات المتعلقة بالصنف المصروف.
4. سجّل الأصناف المصروفة بموجب نقل عهدة في بطاقة العهدة نموذج رقم (8).
5. سجّل الأصناف المصروفة كمنح أو هدايا أو هبات أو تبرعات في بطاقة العهدة نموذج رقم (8).
6. سجّل الأصناف المشتراة من عائدات المقصف أو غيره في بطاقة العهدة نموذج رقم (8).
7. سجل الرصيد الموجود في المدرسة في الحقل المخصص في بطاقة العهدة نموذج رقم (8) بعد كل عملية قيد أو نقل أو إرجاع للعهدة .

رابعًا : نقل العهدة 
اتبع الإجراءات الآتية عند نقل العهدة داخلياً بين العاملين في المدرسة أو من إدارة أو قسم أو موقع أو منطقة إلى أخرى:
1. معاينة العهدة المراد نقلها من قبل المسلم والمستلم أو بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض.
2. إعداد محضر بنقل العهدة من أصل وصورتين يعتمد من مدير المدرسة إذا كان داخلياً بين العاملين في المدرسة أو من مدير التعليم إذا كان غير ذلك.
3. إرسال أصل محضر نقل العهدة من إلى إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة المخزون بإدارة التعليم لإجراء قيود نقل العهدة. وتسلم الصورة الأولى للمسلم وتسلم الصورة الثانية للمستلم.
4. متابعة إجراءات إنزال العهدة من عهد مدرستك إذا كانت منقولة منها إلى غيرها.

خامسًا : فقدان أو تلف الأصناف 
1. حرر محضراً بحادث الفقد أو التلف يوقع من ثلاثة أعضاء على الأقل.
2. تقص أسباب التلف أو الفقد الحاصل وعما إذا كان ذلك نتيجة إهمال أو تقصير في الصيانة أو سوء استخدام، أو أية عوارض أخرى طارئة مع تحديد مسؤولية المقصر أو المتسبب.
3. ارفع المحضر إلى مدير التعليم لاتخاذ اللازم.

سادسًا : التخلص من رجيع المدارس من العهد 
1. شكل لجنة من ثلاثة أعضاء.
2. كلف اللجنة بتصنيف رجيع المدرسة ( جديدة ، صالحة للاستعمال، يمكن إصلاحها ، غير صالحة ) . 
3. كلف اللجنة بكتابة بيانات لكل صنف . 
4. كلف اللجنة بكتابة توصية لكل صنف إما إضافتها إلى مستودعات إدارة التعليم إذا كانت جديدة أو صالحة للاستعمال ، أو إصلاحها إذا كانت الفائدة من إعادة استعمالها تزيد على تكاليف الإصلاح مع بيان نوع الإصلاح المبدئي، أو التخلص منها عن طريق البيع أو الإتلاف مع مراعاة المصلحة العامة في جميع الأحوال .
5. أرسل البيانات ومحضر اللجنة للمستودعات بإدارة التعليم لتتخذ الإجراءات اللازمة .
6. تابع الإجراءات حتى يتم التخلص من الرجيع وينزّل من عهدة المدرسة .

سابعاً:إرجاع الأصناف إلى المستودعات 
1. أرجع الأصناف إلى المستودعات كل ثلاثة أشهر أو أقل عند انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله أو في حالة الاستغناء عنها، أو عند زيادتها عن الحاجة الفعلية أو لعدم صلاحيتها أو لتلفها.
2. حرر مستند إرجاع نموذج رقم (9) من أصل وسبع صور.
3. وقع المستند واختمه وأرسله مع الأصناف إلى المستودعات.
4. اعرض الأثاث كالكراسي وغيره على المفتش الإداري للتصديق بعدم صلاحيتها.
5. اعرض الأدوات الكهربائية على قسم الصيانة.
6. اعرض الأدوات الرياضية والفنية والكشفية على قسم النشاط.
7. اعرض أدوات المختبرات والوسائل التعليمية على تقنيات التعليم.
8. استلم الصورة السابعة التي تفيد باستلام المستودعات للأصناف المرجعة بعد البت في أمر الأصناف المرجعة من قبل اللجنة المختصة واستلام المستودع الأصناف المرجعة.

ثامنًا : جرد الأصناف 
1. اجرد جميع الأصناف في المستودع دفعة واحدة مرة كل سنة على الأقل بواسطة لجنة من غير المسؤولين عن عهد المستودعات أو قيدها.
2. دون الأصناف في استمارة الجرد نموذج رقم (11) من أصل وخمس صور، بعد اعتمادها وتوقيعها.
3. أرسل الأصل والصور إلى إدارة التعليم بعد مطابقتها على ما هو مدون في بطاقة العهدة نموذج رقم (8).

تاسعًا : ترتيب المستودعات 
1. صنف الأصناف حسب مسمياتها الواردة في دليل الأصناف.
2. خصص لكل صنف درجاً من أدراج المستودع.
3. كلف أحد المستخدمين أو العمال بمتابعة تنظيف المستودع من قبل عمال النظافة أسبوعيّا إن وجدوا ، أو يكلف أحد المستخدمين أو العمال بتنظيف المستودع.
4. احصر الكتب الزائدة بعد تسليم جميع الطلاب كتبهم وكذا المعلمين ثم حرر مستند إرجاع نموذج رقم (9) ثم أعد الكتب الزائدة للمستودع.
5. احصر الأثاث الزائد والذي لا تحتاجه المدرسة ثم حرر مستند إرجاع نموذج (9)، ثم أرجع الزائد منه للمستودع أو اتصل بإحدى مدارس المنطقة التي ترى أنها بحاجة إليه وانقله من عهدة مدرستك إلى المدرسة الأخرى المحتاجة.
6. خصص مستودعاً خاصاً بالرجيع.
7. لا ترم الأثاث التالف أو الزائد في أفنية المدرسة وساحاتها وملاعبها ولا على سطوحها بل احفظه في المستودع الذي خصصته للرجيع.

عاشرًا : شروط المستودعات 
1. وفر طفايات حريق بالمستودع.
2. وفر جرادل رمل بالمستودع.
3. أطفئ كهرباء المستودع من القاطع.
4. زود المستودع بوحدات رفوف.
5. احرص على تهوية المستودع بين حين وآخر.
6. خصص مكانًا محددًا لحفظ المواد الخطرة في المستودع.
7. زود المستودع بإضاءة كافية.
8. زود المستودع بمكيف.
9. زود المستودع بمراوح شفط الهواء.