Make your own free website on Tripod.com


الملفات المدرسية



الإجراءات العامة
1. خصص ملفات كبيرة لحفظ الأوراق الخاصة بالمدرسة.
2. خصص ملفات لحفظ الأوراق الخاصة بالطلاب أو الموظفين.
3. ضع على غلاف الملف الأول الداخلي فهرس بمحتويات الملف بعد ترقيم المحتويات.
4. خصص للأوراق والخطابات والتعاميم التي تنتهي بانتهاء وقتها ملف واحد لأن الحاجة إليها تتلاشى مع التقادم.

أنواع الملفات المستخدمة في المدرسة:
1. ملفات حفظ الأوراق والخطابات والتعاميم الواردة.
2. ملفات حفظ صور المعاملات والأوراق الصادرة من المدرسة.
3. ملفات الموظفين.
4. ملفات الطلاب.
5. ملف اللوائح والنظم.
6. ملفات توجيهات وتعليمات المواد الدراسية (لكل مادة ملف).
7. ملف التعاميم الداخلية.
8. ملف حفظ توقيع العاملين بالمدرسة على إطلاعهم على التعاميم.

أولاً: ملفات حفظ الأوراق والخطابات والتعاميم الواردة إلى المدرسة:
1. خصص لكل شعبة أو قسم ملف لحفظ جميع ما يرد للمدرسة من هذا القسم من خطابات أو تعاميم لها طابع الاستمرارية ،وتحتاج إليها باستمرار.
2. ضع فهرس لما يحفظ في الملف في الغلاف الأول الداخلي.
3. اطلع من وقت لآخر على ما بداخل هذه الملفات.

ثانياً :ملف اللوائح والنظم:
1. خصص ملف لجميع اللوائح والنظم الواردة للمدرسة ليسهل الرجوع إليها.
2. ضع فهرس لما يحفظ في الملف في الغلاف الأول الداخلي.
3. اطلع من وقت لآخر على ما بداخل هذا الملف.

ثالثاً :ملف توجيهات وتعليمات المواد الدراسية:
1. خصص ملف لكل مادة من المواد الدراسية لحفظ التوجيهات والتعليمات الخاصة بالمادة.
2. ضع فهرس لما يحفظ في الملف في الغلاف الأول الداخلي.
3. اطلع من وقت لآخر على ما بداخل هذا الملف.

رابعاً :ملف حفظ الأوراق والمعاملات الصادرة من المدرسة:
1. خصص ملف للمعاملات والأوراق الصادرة من المدرسة.
2. احفظ الأوراق في هذا الملف حسب تسلسل صدورها وتاريخه.
3. ضع فهرس لما يحفظ في الملف في الغلاف الأول الداخلي.
4. اطلع من وقت لآخر على ما بداخل هذا الملف.

خامساً :ملفات الموظفين:
1. خصص ملف لكل موظف أو معلم أو مستخدم أو عامل يعمل بالمدرسة.
2. احفظ صورة بطاقة الأحوال والمؤهل والدورات التدريبية وقرار التعيين وصورة 
من المباشرة في الوظيفة وصورة من المباشرة في المدرسة وجميع الأوراق التي تصدر بشأن المعلم أو صورها بحيث يكون الملف صورة صادقة عن حياة الموظف الوظيفية. 
3. اطلب ملف أي شخص ينقل إلى المدرسة من مكان عمله الأول إذا لم يُرسل خلال الأسبوع الأول من مباشرة الموظف.
4. أرسل ملف الموظف إلى المدرسة أو جهة عمله الجديدة في حالة انتقاله داخل المنطقة ، وإذا تقاعد أو نقل خارج المنطقة فيرسل لإدارة التعليم لإرساله مع الملف الموجود في الإدارة إلى الجهة المنقول إليها.
5. ارجع إلى ملف الموظف أو المعلم عندما ترغب في إعداد تقرير أداء عن الموظف واعتبره مصدر من مصادر التقويم.

سادساً :ملفات الطلاب:
1. خصص ملف لكل طالب يقبل في المدرسة.
2. احفظ جميع الأوراق المطلوبة لقبول الطالب في ملفه.
3. احفظ جميع الأوراق والوثائق والتقارير وغيرها في ملف الطالب بحيث يعطي ملف الطالب صورة صادقة عن حياة الطالب الدراسية.
4. أرسل ملف الطالب إلى المدرسة التي انتقل إليها أو سلمه لولي أمره وفق المادة (12) من القواعد التنظيمية لمدارس التعليم العام.