الاتصالات الإدارية

العنصر : الإجراءات العامة 
الخطوات الإجرائية لتحقيق العنصر

1. حدد الأعمال التي تمارس داخل المدرسة.
2. حدد الأشخاص والأفراد المكلفين بأداء الأعمال عن طريق توزيع العمل.
3. حدد المسؤوليات الممنوحة لكل فرد (التنفيذية، والاستشارية، والوظيفية).
4. التزم بتطبيق الهيكل التنظيمي للمدرسة.
5. حدد علاقات الأفراد الوظيفية وخطوط الاتصال ومواقع المسؤولية واتخاذ القرار في المدرسة.
6. استفد من تعدد وسائل الاتصال وقنواته المتطورة نتيجة لتقنية الاتصالات الحديثة.
7. اكتب الرسالة الحكومية عن موضوع واحد فقط.
8. وجه الرسالة الحكومية بمسمى وظيفة الشخص وليس باسمه. 
9. عامل كل جزء من أجزاء الرسالة الحكومية معاملة الفقرة بحيث يفصل كل جزء عن الآخر مسافة سطر فارغ.
10. ابدأ جميع أجزاء الرسالة الحكومية بمسافة فقرية بحدود (1.5سم) في بداية كل فقرة ماعدا الصور والرموز.
11. ابدأ المذكرة الداخلية بعبارة (من ، إلى ، بشأن) مع بداية الهامش الأيمن.
12. انسخ صورة أصلية أخرى من الرسالة وتوضع عليها الصور حتى لا تظهر على النسخة الأصلية الأولى الموقعة بخط اليد ثم يجب توقيعها بوضع ختم وقع الأصل ............ (يذكر اسم الشخص الذي وقع النسخة الأصلية). إذا رغبت في تزويد بعض الجهات بصورة من الرسالة .
13. اكتب الشهر العربي باسمه في القرارات و التعاميم. مثل 1 محرم 1422ه‍

أنواع الاتصالات الإدارية:
حدد نوع وسيلة الاتصال المناسبة من أنواع الاتصالات التالية :
1. الاتصالات الكتابية .
2. الاتصالات الهاتفية.
3. (الفاكس ملي) نقل صور الأوراق عبر خطوط الهاتف.
4. البريد الإلكتروني.

أنواع الاتصالات الكتابية:
حدد نوع الاتصال الكتابي الذي تريد استخدامه مما يلي :
أولاً: الرسائل الكتابية الحكومية:
حدد نوع الرسالة التي تريد كتابتها مثل: 
رسالة كتابية حكومية خارجية، رسالة حكومية داخلية (مذكرة داخلية)، القرارات الإدارية الحكومية، التعاميم الإدارية الحكومية.

الرسالة الكتابية الحكومية الخارجية:
عند كتابتك الرسالة الحكومية الخارجية اتبع الآتي:
1. اكتب الترويسة (البسملة، اسم وعنوان الجهة المرسلة، شعار الجهة المرسلة، رقم الرسالة، تاريخ الرسالة، مشفوعات الرسالة ويكتب عددها ونوعها.
2. اكتب موضوع الرسالة ابتداء من وسط الصفحة باتجاه اليسار لأنه يسهل تسجيلها في سجلات الصادر والوارد وحفظها في الملفات للرجوع إليها متى دعت الحاجة.
3. اكتب المرسل إليه بوظيفته وليس باسمه ما لم تكن الرسالة شخصية، وكذلك عنوان المرسل إليه ويفضل أن يبدأ وينتهي اسم الوظيفة بترحيب وتكريم.
4. اكتب التحية الافتتاحية مثل السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
5. اكتب جسم الرسالة (مضمون الرسالة) ويتكون جسم الرسالة من ثلاث فقرات هي: مقدمة الرسالة، المعلومات الرئيسة ، الفقرة الختامية.
6. اكتب التحية الختامية: مثل :وتقبل خالص تحياتي وتقديري .
7. اكتب وظيفة موقع الرسالة واسمه واترك فراغاً بينهما لتوقيعه ويكون ذلك في الجهة اليسرى السفلى من الورقة.
8. اكتب الرموز (الأحرف الأولى من الاسم) للناسخ وذلك لسهولة التعرف عليه عند تحديد بعض المسؤوليات.
9. اكتب الجهات التي توجه لها الصور.

الرسالة الكتابية الحكومية الداخلية (مذكرة داخلية):
عند كتابتك الرسالة الحكومية الداخلية اتبع الآتي:
1. اكتب الترويسة كما في الرسالة الحكومية الخارجية. 
2. اكتب عبارة (مذكرة داخلية) في منتصف الصفحة إما بحروف بارزة أو داخل قوسين أو تحتها خط لتوضيحها.
3. اكتب عبارة (من: ويكتب بعدها اسم المرسل، إلى: ويكتب بعدها المرسل إليه، بشأن: ويكتب بعدها ملخص لموضوع الرسالة).
4. اكتب التحية الافتتاحية وجسم المذكرة والتحية الختامية كما في الرسالة الحكومية الخارجية.
5. اكتب اسم موقع المذكرة وتوقيعه إذا كان مسمى وظيفته هو المذكور في عبارة "من" في بداية المذكرة، أما إذا ذكر اسم موقع المذكرة في عبارة "من" فإنه يكتفى برسم التوقيع في نهاية المذكرة في الجهة اليسرى السفلى من الورقة.
6. اكتب الصور والرمز كما في الرسالة الخارجية.


القرارات الإدارية الحكومية:
عند كتابتك لقرار إداري اتبع الآتي:
1. اكتب الترويسة كما في الرسالة الحكومية الخارجية.
2. اكتب عبارة " قرار إداري" إذا كان صادر من أي إدارة ، أو مدرسة.
3. اكتب الحيثيات النظامية وهي اللوائح والنظم التي استند إليها القرار وتنسق هذه الحيثيات على شكل فقرات عادية.
4. اكتب عبارة " يقرر ما يلي" أو " يقرر ما يأتي " أو" قررنا بما هو آت" ... الخ وتكتب بخط واضح أو تحتها خط في منتصف الصفحة يأتي بعدها علامة التوضيح (:).
5. اكتب جسم القرار ويتكون من فقرات مرقمة بألفاظ دالة على أرقام حسابية (أولاً، ثانياً، ثالثاً، ... الخ).
6. اكتب وظيفة موقع الرسالة واسمه واترك فراغاً بينهما لتوقيعه ويكون ذلك في الجهة اليسرى السفلى من الورقة.
10. اكتب الرموز (الأحرف الأولى من الاسم) للناسخ وذلك لسهولة التعرف عليه عند تحديد بعض المسؤوليات.
7. اكتب الجهات التي توجه لها الصور.

التعاميم الإدارية الحكومية:
عند كتابتك تعميم يستخدم ترويسة الرسائل الرسمية للجهة .واتبع الآتي:
1. اكتب الترويسة كما في الرسالة الخارجية.
2. اكتب عبارة " تعميم إداري " أو تعميم لـ..." ( ثم تذكر الجهات التي ترغب إرسال التعميم لها ).
3. اختر كتابة التعميم على شكل الرسالة الخارجية أو المذكرة الداخلية أو التعميم من خلال استخدام الرقم والتاريخ الموجودين في ترويسة الرسائل الحكومية . 
4. اكتب جسم التعميم وتوقيع صاحب الصلاحية كما في الرسالة الخارجية.

ثانياً: التقارير:
1. احرص على كتابة تقرير جيد باستخدام نفس قدرات ومهارات كتابة الرسائل.
2. لاحظ أن صياغة التقرير تتأثر بطريقة الكاتب وأسلوبه ومفهومه للتقرير، مما جعلها مختلفة في نتائجها وفي المقترحات والتوصيات المبنية على ما ورد في نتائجها.
3. حدد هدف واحد لكل تقرير.
4. اجعل التقرير يحتوي المعلومات والبيانات اللازمة والمطلوب إيصالها إلى الغير.
5. صغ التقرير بلغة واضحة سليمة وبعبارات موجزة دون الدخول في التفاصيل التي لا مجال لذكرها.
6. اجعل المعلومات والبيانات الواردة بالتقرير دقيقة وصحيحة وأن تكون آرائك ومقترحاتك موضوعية.
7. اعرض البيانات والمعلومات عرضًا متسلسلا بطريقة منظمة متكاملة تبرز المشكلة أو الموضوع بوضوح وتظهر عناصره وأبعاده بكل دقة.
8. اعرض طرق العلاج والإصلاح بعد عرض نواحي القصور والمآخذ والعيوب.
9. صغ التوصيات بطريقة إجرائية وليس في صورة آراء أو مبادئ ، وينبغي أن تختتم التقرير بكتابة بعض الاقتراحات أو التوصيات المفيدة في علاج جوانب القصور كماتراها.

أهم الشروط الواجب توافرها في المراسلات الحكومية :
احرص على مراعاة الشروط التالية الواجب توافرها في المراسلات الحكومية :
( 1 ) : الشروط الموضوعية:
1. وضوح الكتابة.
2. الاختصار.
3. خلو عباراتها من الأخطاء.
4. توفر كافة المعلومات والبيانات.
5. الكتابة بأسلوب مهذب.
6. حسن اختيار الألفاظ.
7. استخدام أدوات الربط وعلامات الترقيم.
8. الترابط والتسلسل.
9. استخدام الكلمات الواضحة ذات الدلالة المحددة التي لا تؤدي إلى أكثر من معنى.
10. الإقناع والفعالية.
11. الموضوعية.

( 2 ) : الشروط الشكلية
1. مقاس الورق.
2. نوع الورق.
3. لون الورق.
4. الهوامش
5. المسافات (للسطور، والفقرات ).
6. مغلفات الرسائل (الظروف).
( 3 ) : الشروط اللغوية
1. علامات الترقيم.
2. قاعدة كتابة الأعداد.

الرسائل السرية :
يتم التعامل معها وفق الآتي:
1. اكتب على الرسالة في منتصف الصفحة بعد الترويسة درجة سرية الرسالة بخط واضح.
2. اكتب على ظرف الرسالة في منتصفه الأعلى على يمين الترويسة درجة سرية الرسالة.
3. خصص سجلات خاصة لقيدها وإثباتها في الجهات التي تكثر فيها المعاملات السرية.
4. غلفها في مظاريف مغلقة خاصة تمنع مشاهدة معلوماتها عند تداولها ونقلها.
5. حدد الأشخاص الذين لهم حق الإطلاع على كل درجة من درجات السرية ليتحملوا مسؤولية معالجة موضوعاتها أو توجيهها.

أنواع الرسائل السرية :
أ‌. درجة (سري)
1. اكتب هذه العبارة عندما تكون الرسائل سرية تتعلق بمعلومات يضر إفشاؤها بالأفراد.
2. اكتب هذه العبارة عندما تكون الرسائل سرية تتعلق بمعلومات يضر إفشاؤها بإحدى الوحدات الإدارية التي يتكون منها الهيكل التنظيمي لأي جهاز.
ب‌. درجة (سري جداً)
1. اكتب هذه العبارة عندما تكون الرسائل سرية تتعلق بمعلومات يضر إفشاؤها بالصالح العام لجهاز حكومي أو مصلحة أو هيئة أو مؤسسة أو شركة مثل أوراق المناقصات ، والمشروعات قيد الدراسة... الخ.
ت‌. درجة (سري للغاية)
1. اكتب هذه العبارة عندما تكون الرسائل سرية تتعلق بمعلومات يضر إفشاؤها بالصالح العام للدولة مثل : بيانات التعبئة العامة وجميع المعلومات المتعلقة بالسياسات والاتفاقيات والمعاهدات والعلاقات السياسية والعسكرية والاقتصادية مع دول العالم وكذلك المعلومات المتبادلة مع أجهزة الأمن المركزية ولها علاقة مباشرة بأمن وسلامة المملكة.

إجراءات المعاملات والمكاتبات الصادرة:
1. اكتب اسم الإدارة المعدة للخطاب أسفل الترويسة.
2. اكتب موضوع الخطاب أو المعاملة إذا كانت رسالة خارجية في أعلى كل خطاب.
3. اكتب اسم الإدارة المختصة بموضوع الخطاب بين قوسين عند إرسال المكاتبات سواء رداً على خطابات أو تعاميم مثل: سعادة مدير عام التعليم بمنطقة كذا (شؤون الموظفين).
4. استخدم الأسلوب الواضح في إعداد الخطابات والمكاتبات ؛ الملتزم بأدب الكتابة، والمطبوع بطابع التوجيه والتصحيح.
5. ابتعد عند إعداد المكاتبات المختلفة عن الأسلوب الجاف الذي قد يفهم منه التهديد ،لما قد يترتب عليه من ردود فعل سلبية من الآخرين المعنيين بمضمون الرسالة والمطلعين عليها .
6. اذكر عدد المشفوعات في حقلها إلا إذا كان الظرف مختوماً.
7. لاحظ فهرسة المشفوعات داخل الظرف حتى لا تعاد من الجهة الصادرة إليها بعد فضها.
8. اذكر عند الإشارة إلى خطابات سابقة اسم الجهة الموجهة لها بالإضافة إلى الرقم والتاريخ.
9. اختم الصور التي تزود بها جهات أخرى بحيث يوضح من وقع أصل المعاملة أو الخطاب أو التعميم أو القرار.
10. أّشر إلى البيانات التي ترسل مع الخطابات واختمها بختم الإدارة المعد لها أصلاً.
11. وجه المحرر ورئيس القسم لتأشير أول صورة في المعاملات التي تصدر؛ للاحتفاظ بها في وحدة الفهارس والملفات للرجوع إليها عند الحاجة.
12. نبه إلى مكان حفظ أساس المعاملات سواء عندك أو في أي إدارة تحتفظ بها.
13. اذكر في صلب القرار الجهة التي يسلم لها أصل القرار.
14. اختصر البرقيات والتلكسات الخاصة بالمواضيع ذات الاستعجال.
15. راع حين رفع أية معاملة يتطلب موضوعها العرض أن تكون مقرونة بمطالعات ومقترحات الجهة الرافعة واتباع هذا كقاعدة عامة، لأن اقتراح الرأي المباشر يبرز شخصية الإدارة. وييسر لمن تعرض له القضية ويبسط له الموضوع مناقشة هذا الرأي إما بالموافقة عليه أو بتعديله أو بتوجيهه وجهة أخرى.
16. لا تعدل أو تكشط في المذكرات بعد انتهاء إجراءاتها وتوقيعها من أحد المسؤولين لأن التعديل أو الكشط يعتبر تزوير يعاقب من يقوم به نظاماً.
17. تجنب التعليق على الخطابات والمعاملات في أماكن ضيقة من الصفحة وحشرها حشراً على يمين الصفحة أو يسارها أو أعلاها أو أسفلها بحيث لا يستطيع المتتبع للمعاملة التفريق بين الأول والثاني فضلاً عن تشويه الصفحة.
18. اجعل تعليقك أو شرحك تحت ما يسبقه وإذا ضاقت الورقة فالصق بها ورقة جديدة ينقل في أعلاها رقم المعاملة حتى لو انفصلت لسبب أو لآخر يمكن إعادتها إلى معاملتها ويكون التعليق عليها.
19. لا تستخدم الملف العلاقي عند إرسال المعاملات أو تداولها داخل الوزارة أو المناطق التعليمية.
20. لا تستخدم الأوراق المطبوعة الرسمية في مكاتباتك الخاصة ومطالباتك الشخصية واقصر استعمالها في الأغراض المخصصة لها.
21. لا ترسل الخطابات والتعاميم بالفاكس إلا ما كان منها طارئاً ولا يحتمل التأخير.
22. لا تستعمل مشابك الكلبسات لأنها تشبك معها أوراقاً ليس لها علاقة مما يعرضها للضياع.
23. لا تستعمل البريد الرسمي للأغراض الشخصية واقصره على الأعمال الرسمية.
24. اكتب رقم المرفقات من الخلف بعد ترقيمها ترقيمًا تسلسليًا لضمان عدم فقدانها مع مراعاة إزالة النسخ المكررة من المرفقات إن وجدت .
25. ضع المعاملات والقضايا التي تبلغ خمس ورقات فأكثر في ملفات.
26. ضع على غلاف الملف بيان بمحتوياته بحيث يتفق الرقم الذي على ظهر الورقة مع رقمها في هذا البيان وأن يكون وفق النموذج الآتي:

27. تتولى الجهة التي تنشأ منها المعاملة البيان الأساسي وتتم الإضافات إلى البيان من الجهات الرسمية التي تنتقل إليها المعاملة وفقاً لخط سيرها وبالقدر الذي تضيفه إليها من مرفقات.
28. لا تستلم أية معاملة ترد لا تراعى فيها هذه التعليمات وتتحمل الجهة المتسببة مسؤولية تأخيرها وما ينتج عنه.
29. اذكر في الخطاب أو المحضر المكون من عدة صفحات في الفهرسة من رقم ... إلى رقم ... خطاب ... أو محضر ... وهكذا، بحيث ينتهي أخر رقم في الفهرسة بأخر رقم في أخر ورقة وضعت في الملف.
30. أكد على إثبات اسم المستلم أمام توقيعه حينما يستلم المعاملات منعاً لتكرار حوادث فقدان المعاملات نتيجة للطريقة المتبعة في تسليم المعاملات والتي لا توضح اسم المستلم بجانب توقيعه حينما يستلم المعاملات.
31. حمل المراسلين والموظفين والمشرفين على أعمالهم المسؤولية المباشرة عن كل معاملة تفقد نتيجة عدم إثبات اسم المستلم أمام توقيعه.
32. لا تولى استلام وتسليم الأوراق والمعاملات إلا سعوديين فقط دون غيرهم.
33. أكد على الموظفين حفظ الأوامر السابقة أو صورها وعدم السماح بتسربها أو إطلاع من لا يعنيهم الأمر عليها.
34. لا تمكن المراجعين أصحاب المعاملات من الحصول على صور من المكاتبات الرسمية الدائرة بشأن معاملاتهم أو معاملات الآخرين.
35. لا تسلم المعاملات لأصحابها مناولة لأن ذلك يسهل ارتكاب محاذير منها:
أ‌. اطلاع صاحب العلاقة على بعض المعلومات التي لا يحق له الاطلاع عليها أثناء دورة المعاملة.
ب‌. إمكانية سحب بعض الأوراق التي ليست في صالح صاحب العلاقة.
ت‌. تصوير بعض الأوراق التي لا يحق لصاحب العلاقة تصويرها.
ولعلاج هذه المحاذير يتم الاكتفاء بإعطاء المراجعين رقم وتاريخ صدور معاملاتهم إلى الجهات المحالة إليها.

ثالثاً :النماذج
اتبع الآتي عند إعداد نموذج :
1. اكتب الترويسة وتشمل اسم وعنوان الإدارة وعنوان النموذج ورمز النموذج الذي يميزه عن غيره.
2. اكتب جسم النموذج وهو: البيانات والمعلومات المطلوبة والأسئلة والفراغ المتروك للإجابة. 
3. اكتب خاتمة النموذج مثل: إقرار بصحة المعلومات أو اسم وتوقيع من قام بتعبئة النموذج أو التصديقات على صحة التوقيعات.
4. اترك هوامش للنموذج لسهولة حفظها وتجليدها. 
5. راجع النماذج باستمرار لتطويرها وجعلها أكثر ملاءمة لاحتياجاتك.


الاتصال الهاتفي:
1. ضع جهاز الهاتف في الناحية اليسرى لجلوسك على المكتب ليسهل عليك استخدام الهاتف والكتابة باليد اليمنى، هذا لمن يستخدم يده اليمنى.
2. احتفظ بأحدث نسخ من أدلة الهواتف التي يمكن أن تستخدمها في عملك. 
3. تأكد من صحة الرقم الذي ترغب الاتصال به. 
4. صمم نموذج لتلقي رسالة هاتفية وتسجيلها.
5. تجنب الاتصالات الشخصية أثناء العمل، لأن فيها إضاعة للوقت ،وإشغال للهاتف مما يعيق إدارة الأعمال الرسمية.
6. احرص على مراعاة مقومات الشخصية الجيدة أثناء المحادثة الهاتفية مثل :الاهتمام بوضع الجلوس أثناء استخدام الهاتف، التحكم في التنفس، الصوت المسموع، اللفظ الصحيح، حسن اختيار الكلمات.
7. التزم بالإيجاز في الحديث ما أمكن شريطة عدم الإخلال بالمعنى.
8. اجب فور سماعك جرس الهاتف بروح مرحه على المكالمات الواردة بدون استثناء وافترض أن كافة المكالمات الواردة هامة وتحمل معها معلومات وبيانات ذات قيمة للمدرسة.
9. اذكر اسم المدرسة واسمك فور رفع السماعة مع تحية مناسبة.
10. لا تغضب أثناء الحديث مهما كان السبب بل تحدث بطريقة طبيعية وكن هادئا على الدوام.
11. أشعر المتصل باهتمامك بمصالحه وإبداء الرغبة في تقديم العون والمساعدة له.
12. أجب بوضوح ودقة على استفسارات المتصلين وزودهم بالمعلومات اللازمة مع استخدام الذكاء والفطنة أثناء الإجابة. وعدم إفشاء أية معلومات قد تضر بمصلحة المدرسة.
13. إنه المكالمة بطريقة لطيفة ومؤدبة إذا شعرت أنها طالت عما ينبغي.

الفاكس ميلي:
1. ضع الأوراق المراد إرسال صورها في المكان المخصص.
2. اطلب رقم فاكس المرسل إليه.
3. ضع جهاز الفاكس الموجود لديك في حالة استقبال تلقائي حتى يمكن استقبال صور الرسائل المرسلة لك في أي وقت.
4. احتفظ بالتقرير المكتوب الذي يعطيك الجهاز بين حين وأخر المتضمن الصفحات المرسلة ومدة إرسالها والجهة التي تم الإرسال إليها (رقم الجهة).